Tratamiento de Datos

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TRATAMIENTO DE DATOS

NC INTERNATIONAL BUSINESS atendiendo y cumpliendo con lo dispuesto en la ley, acoge e implementa la presente Política para el tratamiento de los datos personales. La empresa, manifiesta que garantiza la intimidad, derechos a la privacidad, y el buen nombre de las personas, durante el proceso del tratamiento de datos personales, en todas las actividades, las cuales tendrán los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y transparencia.
La empresa, para dar cumplimiento a las políticas de protección de datos, tiene en cuenta lo siguiente para el manejo de información y datos personales: a) Los datos personales son uno de los activos más importantes, por lo tanto, el tratamiento de esta información se realiza con sumo cuidado y atendiendo lo establecido por la ley, garantizando a las personas el pleno ejercicio y respeto por su derecho del Hábeas Data. b) La información que se encuentra en la Base de Datos propia ha sido obtenida en desarrollo de la actividad de La empresa, su recopilación se ha hecho y se hará siempre atendiendo a los criterios y normatividad legal.

GLOSARIO• Dato personal: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos. • Dato publico: Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutorias que no estén sometidas a reserva. • Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos. • Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado. • Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros. • Autorización: Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales. • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento. • Encargado del tratamiento: Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos. • Responsable del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos. • Titular: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. • Aviso de privacidad: Es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso. • Transferencia: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.

Las personas que podrán ejercer los derechos establecidos en la Ley son:
a) El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de la empresa. b) Sus causahabientes, quienes deberán acreditar dicha calidad. c) Los representantes en caso de que el Titular sea menor de edad o por medio de apoderado, previa acreditación de la representación o apoderamiento. d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
Finalidad de la Recolección y Tratamiento de Datos Personales:
La finalidad de la Política de Protección de Datos Personales busca: a) Instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la ley. b) Generar un esquema organizado para salvaguardar los datos privados, semiprivados, públicos y sensibles de sus titulares.

La finalidad de La empresa respecto a la recolección y tratamiento de Datos Personales frente a:
• Clientes: Finalidades varias - Fidelización de clientes, Atención al Cliente (PQR), Fines históricos, científicos o estadísticos, suscripción de contratos, Dar respuesta a requerimientos judiciales, Efectuar cobro pre jurídico o judicial de obligaciones en mora, Contactar a los familiares o referencias de los arrendatarios o propietarios con el único fin de transmitir información de su interés frente a los servicios de la compañía. Gestión contable, fiscal y administrativa - Consultorías, auditorías, asesorías y servicios, Consulta de lavado de activos, Gestión administrativa, Consulta Anticorrupción, Gestión de clientes, Gestión de cobros y pagos, Gestión de facturación, Gestión económica y contable, Gestión fiscal, Estudio y viabilidad de fiadores, Reportar y almacenar información tributaria. Publicidad y Mercadeo – Marketing, Ofrecer servicios, Campañas y eventos, Análisis de perfiles, Encuestas de opinión, Prospección comercial, Publicidad propia, Segmentación de mercados. Seguridad – Verificación de antecedentes, Video vigilancia, Seguridad y control acceso a edificios, Preservar la seguridad de los bienes encargados y en administración de la empresa.
• Empleados y exempleados: Recursos humanos - Suscripción de contratos, Control de horario, Formación de personal, Gestión de nómina de personal, Prestaciones sociales, Prevención de riesgos laborales, Promoción y gestión de empleo, Promoción y selección de personal. Gestión contable, fiscal y administrativa - Consultorías, auditorías, asesorías y servicios, Consulta de lavado de activos, Gestión administrativa, Consulta Anticorrupción, Reportar y almacenar información tributaria. Seguridad – Verificación de antecedentes, Video vigilancia, Seguridad y control acceso a edificios propios y de terceros.
• Proveedores: Finalidades varias: - Suscripción de contratos, Dar respuesta a requerimientos judiciales, Efectuar cobro pre jurídico o judicial de obligaciones en mora. Gestión contable, fiscal y administrativa - Administración de edificios, Consulta de lavado de activos, Gestión administrativa, Consulta Anticorrupción, Gestión de cobros y pagos, Gestión de facturación, Gestión de proveedores, Gestión económica y contable, Gestión fiscal, Reportar y almacenar información tributaria. Publicidad y Mercadeo – Marketing, Ofrecer servicios, Campañas y eventos, Análisis de perfiles, Encuestas de opinión, Prospección comercial, Publicidad propia, Segmentación de mercados. Seguridad – Verificación de antecedentes, Video vigilancia, y control acceso a edificios

Derechos de los Titulares:
Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a: a) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento. b) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. c) Solicitar prueba de la autorización otorgada. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos. f) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

Actualizar, corregir, rectificar o suprimir los datos del titular:
El titular de los datos puede solicitar a la empresa por medio del correo electrónico tratamientodedatoscolombia@ncbusiness.com.co, que sus datos personales tratados sean actualizados, corregidos, rectificados o suprimidos, si así lo desea o si considera que existe incumplimiento a cualquiera de los deberes en el Régimen General de Protección de Datos Personales o en la presente Política.
Para poder efectuar la actualización, corrección, rectificación o supresión, el Titular debe tramitar la solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento indicando: a) Nombre completo e identificación del titular de los datos. b) Descripción detallada de los hechos que dan lugar de la solicitud. c) Datos de ubicación del titular como la dirección, departamento, ciudad y teléfono de contacto. d) Descripción del procedimiento que desea realizar (actualización, corrección, rectificación o supresión). e) Y si considera necesario adjuntar documentos que soporten la solicitud (este punto es opcional).
Recibida la solicitud del Titular de los datos personales por medio del correo electrónico tratamientodedatos@ncbusiness.com.co, con los puntos correctamente diligenciados para tramitarla de manera al responsable o encargado del tratamiento, manteniendo abierto el caso en un término no mayor a diez (10) días hábiles desde la fecha de su recepción, tiempo en el que se debe dar respuesta y solución a la solicitud. De no cumplir el Titular con los puntos correctamente diligenciados para tramitar la solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento, se le solicitará al Titular (interesado) la corrección de los requisitos dentro de los siguientes diez (10) días a la fecha de recepción. Al transcurrir quince (15) días contados a partir de la fecha, desde que se le solicita al Titular el cumplimiento de los requisitos establecidos, y no obtener respuesta alguna o insistir en el procedimiento equivocado, se asimilará como desistimiento de la solicitud.
Si por parte de La empresa, no ha sido posible dar respuesta a la solicitud dentro del término señalado, se le informará al Titular (interesado), listando y detallando los motivos por los cuales no fue posible atender su solicitud y notificándole la fecha en la que será resuelta.
Revocatoria de Autorización o supresión de datos personales:
NC INTERNATIONAL BUSINESS aclara que el derecho de revocatoria de la autorización de tratamiento de datos personales no es absoluto y que La empresa puede negar la solicitud cuando: a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la Supresión de los datos personales del titular de la base de datos conforme a la reclamación presentada, NC INTERNATIONAL BUSINESS, deberá realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información, sin embargo, el Titular deberá tener en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.
Aceptación de las politicas de tratamiento de la informacion personal:
Los titulares de la información que reposa en las bases de datos de NC INTERNATIONAL BUSINESS aceptan el tratamiento de sus datos personales, conforme a los términos del presente documento y NC INTERNATIONAL BUSINESS podrá continuar realizando el tratamiento de los datos para las finalidades descritas, si no ejercen su derecho de revocar o suprimir.

Funciones del Responsable del Tratamiento de Datos Personales:
a) Garantizar la elaboración, implementación y promoción de un sistema que permita administrar los riesgos del tratamiento de datos personales. b) Comunicar e impulsar una cultura de protección de datos dentro de la organización. c) Integrar y enlazar todas las áreas de La empresa para asegurar una implementación transversal de las Políticas de Protección de Datos Personales. d) Verificar y auditar que las Bases de Datos de La empresa sean registradas en el Registro Nacional de Bases de Datos, y actualizar el reporte según las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio. e) Programar y garantizar un entrenamiento constante de la compañía en la protección de datos personales. f) Analizar y diagnosticar las responsabilidades de los cargos dentro de La empresa, para liderar el programa de capacitación en la protección de datos personales. g) Garantizar que, dentro del proceso de análisis de desempeño de los empleados, el entrenamiento y uso sobre la protección de datos personales, se encuentre en un nivel alto. h) Realizar la capacitación y transmitir la responsabilidad a los nuevos empleados que, por las condiciones de su trabajo, tengan acceso a las Bases de Datos. i) Organizar y hacer seguimiento a la implementación de planes de auditoría interna, para verificar el cumplimiento de las políticas de tratamiento de datos personales. j) Obtener cuando sea requerido, las declaraciones de conformidad de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Prueba de la Autorización del Titular:
Es deber de La empresa, conservar la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para esto, es necesario utilizar mecanismos digitales y reglas de seguridad para mantener el registro de la forma y fecha.
Alcance y finalidad de las autorizaciones otorgadas por los titulares:
Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación a la compañía y mientras se encuentre vigente el desarrollo del objeto social de la compañía. Si el titular de Datos personales es un cliente activo de NC INTERNATIONAL BUSINESS SAS no se podrán usar sus datos para objetivo diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.
Registro Nacional de Base de Datos:
La empresa, de acuerdo con la normatividad vigente y demás reglamentaciones que para tal fin expida el gobierno nacional, procederá a realizar el registro de sus bases de datos junto con la presente política de tratamiento de datos personales, en el Registro Nacional de Bases de Datos, que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional e Internacional.

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