POLITICA DE MANEJO DE CORRESPONDENCIA
Embedded Files
Acerca de Nosotros
Soluciones
Contactenos
Como empresa, entendemos que la correspondencia es una herramienta esencial en cualquier organización, ya que permite la comunicación eficaz y eficiente entre diferentes departamentos, empleados y terceros. Debido a esto, tenemos una política clara y concisa sobre el manejo de la correspondencia que asegura la integridad, la seguridad, la confidencialidad, y salvaguarda de manera correcta la información de colaboradores, clientes, proveedores y demás personas que directa o indirectamente tienen relación con la empresa.
La presente política de manejo de correspondencia tiene como objetivo establecer un marco de referencia para el proceso de recepción, clasificación, distribución y archivo de la correspondencia en la organización. Esta política tiene como finalidad garantizar que toda la correspondencia sea tratada de manera eficiente y efectiva, y que se cumpla con los estándares y regulaciones aplicables en materia de gestión documental
Además, esta política busca establecer un protocolo claro para el manejo de la correspondencia sensible y confidencial, a fin de garantizar la privacidad y la protección de la información de la organización, de sus clientes y de todos aquellos que tengan un vínculo laboral o comercial con nosotros. La implementación de esta política permite a la organización mantener un registro claro y accesible de toda la correspondencia recibida y enviada, y mejorar la eficiencia en el manejo de la información y la comunicación interna y externa.
La misión de nuestra política de manejo de correspondencia es proporcionar un marco claro y eficaz para la gestión de la correspondencia en la organización, con el objetivo de mejorar la eficiencia y la efectividad en la comunicación interna y externa, garantizando así, que toda la correspondencia recibida y enviada sea tratada de manera oportuna, segura y confidencial, y cumpla con los estándares y regulaciones aplicables en materia de gestión documental. Esta política protege la privacidad y seguridad de la información de la organización y de nuestros clientes, y permite a nuestra organización mantener un sistema eficiente y organizado, que contribuirá a mejorar la calidad y eficiencia en la toma de decisiones y en la comunicación con terceros.
AMBITO DE APLICACIÓN
La política de manejo de correspondencia aplica para todos los directivos, colaboradores, proveedores, terceros y todo personal vinculado permanente o temporalmente a nuestra organización
FUNDAMENTO
Como empresa, asumimos la responsabilidad de dar un adecuado manejo a la correspondencia, preservando la información que se nos otorga y así mismo la que emitimos a las diferentes entidades o personas a quienes va dirigida. Así las cosas, El compromiso que asume la compañía, se alinea con los esfuerzos para mejorar la comunicación en el mundo de: La Organización de las Naciones Unidas (ONU), la Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT), las agencias reguladoras a nivel nacional e internacional, la Comisión Federal de Comunicaciones (FCC), la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), y La Asociación de Servicios Postales Universales (UPU).
CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
Como empresa, definimos de manera clara las siguientes categorías y establecimos procedimientos y responsabilidades para el manejo de cada tipo de correspondencia para garantizar una gestión eficiente y profesional para mejorar la eficacia de la organización
Correspondencia Externa: Es toda clase de comunicación escrita o digital recibida de las entidades, empresas, organismos, proveedores, aliados, y clientes con los cuales tenemos contacto, comunicación y/o alguna relación comercial.
Correspondencia Interna: Es la comunicación escrita o digital que surge del intercambio entre las diferentes áreas de la empresa por la cual se emite información de carácter general o especifico, se hacen solicitudes, se trazan políticas y se determinan planes específicos a desarrollar. Esta categoría incluye toda la correspondencia entre los empleados de la organización, incluyendo correos electrónicos, mensajes internos, y otros documentos internos. Correspondencia Urgente:: Esta categoría incluye toda la correspondencia que requiere una respuesta inmediata o acción rápida.
Correspondencia Confidencial: Esta categoría incluye toda la correspondencia que contiene información confidencial o sensible que requiere un manejo especial.
Correspondencia de larga duración: Esta categoría incluye toda la correspondencia que requiere una respuesta a largo plazo o que es relevante para futuros proyectos o iniciativas.
NUESTROS COMPROMISOS:
Como empresa entendemos que tenemos una responsabilidad social y que desempeñamos un papel fundamental en la protección de la información que se nos otorga, es por esta razón, que la presente política implementa de manera clara y transparente las medidas y un marco claro y eficaz para la gestión de la correspondencia en la organización, para garantizar un trato oportuno, seguro, confidencial, y cumplir con los estándares y regulaciones aplicables en materia de gestión documental. Así las cosas, asumimos la responsabilidad y nos comprometemos con:
a) Confidencialidad: Garantizar la privacidad y seguridad de la correspondencia. Toda la correspondencia debe ser tratada con confidencialidad y no debería ser compartida con terceros sin autorización. b) Responsabilidad: Asignar responsabilidades claras a los empleados encargados del manejo de la correspondencia. Cada persona o departamento responsable de manejar la correspondencia debe ser consciente de sus responsabilidades y cumplir con los estándares y procedimientos establecidos. c) Eficiencia: Mejorar la eficiencia y rapidez del manejo de la correspondencia. d) Integridad: Mantener la integridad y autenticidad de la correspondencia. La integridad de la correspondencia debe ser protegida en todo momento para asegurarse de que la información contenida sea precisa y confiable. e) Formato: La correspondencia debería ser redactada de manera clara y concisa y en el formato apropiado según la normativa y convenios internacionales. f) Accesibilidad: Asegurar que la correspondencia sea accesible y fácil de encontrar para aquellos que la necesiten. La correspondencia deberá ser accesible a las personas autorizadas de manera eficiente y oportuna. g) Comunicación: Mantener una comunicación clara y efectiva con los remitentes y destinatarios de la correspondencia. h) Cumplimiento: Cumplir con las leyes y regulaciones aplicables a la correspondencia, como las leyes de protección de datos, seguridad de la informacion y las regulaciones de correo no solicitado. i) Mejora continua: Continuar mejorando y actualizando la política de manejo de correspondencia. j) Recepción y clasificación: La correspondencia recibida debería ser clasificada y distribuida a la persona o departamento correspondiente de manera eficiente y oportuna. k) Seguridad: Toda la correspondencia debería ser almacenada de manera segura y protegida contra pérdida o daño. L) Archivo: Tener un sistema de archivo eficiente que garantice que la correspondencia importante se guarde y pueda ser recuperada fácilmente cuando sea necesario. m) Retención Documental: Garantizar que la correspondencia importante se conserve por un período adecuado de tiempo. n) Confiabilidad: Establecer lineamientos para asegurar la confiabilidad incluyendo tiempos de entrega precisos y responsables.
En conclusión, cumplimos con los estándares y regulaciones aplicables en materia de gestión documental, garantizando la privacidad y seguridad de la información, y mejorando la eficiencia en la comunicación interna y externa. Nuestra política de manejo de correspondencia es una herramienta valiosa que ayuda a nuestra organización a mantener un registro claro y accesible de toda la correspondencia recibida y enviada, y a mejorar la eficiencia en la toma de decisiones y la gestión de la información.
NUESTRAS PRACTICAS
a) Organización: Mantenemos un sistema organizado y eficiente para el manejo de la correspondencia, incluyendo la clasificación y archivo de documentos. b) Eficiencia: Promovemos la eficiencia en el manejo de la correspondencia a través de la automatización de los procesos y la mejora de la tecnología. c) Confidencialidad: Tenemos medidas de seguridad para garantizar la confidencialidad de la correspondencia sensible. d) Responsabilidad: Asignamos la responsabilidad de recibir, clasificar y distribuir la correspondencia a una persona o equipo específico. e) Velocidad: Proporcionamos un proceso eficiente para la entrega y respuesta a la correspondencia, minimizando el tiempo de respuesta. f) Comunicación: Mantenemos una comunicación clara y efectiva con los destinatarios y remitentes de la correspondencia. g) Documentación: Documentamos los procedimientos y políticas de manejo de correspondencia para su futura referencia y revisión. h) Seguridad: Adoptamos medidas para proteger la correspondencia contra pérdidas, robos o daños. Trabajamos para garantizar la seguridad de la correspondencia durante su envío y entrega, esto incluye la protección contra el fraude, la pérdida y el daño, la protección de la privacidad y seguridad de la información de nuestros clientes promoviendo un entorno de comunicación y gestión de información seguro y responsable. i) Tecnología: Exploramos y utilizamos tecnologías eficientes, como el correo electrónico y los sistemas de gestión de documentos, para mejorar el manejo de la correspondencia. j) Innovación: Fomentamos la innovación en las tecnologías de la información y las telecomunicaciones, y para asegurar que estas tecnologías se utilicen de manera responsable y ética. k) Responsabilidad social: Fomentamos la responsabilidad social de los servicios postales, incluyendo el respeto a los derechos humanos y la sostenibilidad ambiental. l) Estándares: Desarrollamos y promovemos estándares técnicos para la comunicación de voz, datos y video, trabajando para mejorar la eficiencia y efectividad en la comunicación y la gestión de la información, contribuyendo así al desarrollo de un entorno de comunicación y gestión de información eficiente y efectivo.
CORRESPONDENCIA SUSTENTABLE
El manejo de correspondencia sustentable se refiere a la práctica de realizar actividades relacionadas con el envío y la entrega de correspondencia de manera que minimice su impacto ambiental y contribuya a la sostenibilidad a largo plazo. Así las cosas, en nuestra empresa hemos implementado las siguientes medidas para lograr un manejo de correspondencia sustentable:
Reducción de papel: Tenemos prácticas de comunicación electrónica para reducir la cantidad de correspondencia en papel, lo que puede reducir la tala de árboles y disminuir la cantidad de residuos.
Uso de materiales reciclados: Utilizamos en lo posible papel reciclado y materiales de embalaje reciclados para reducir la cantidad de desechos.
Eficiencia en el transporte: Implementamos medidas, estrategias y sistemas para optimizar la ruta de envío y mejorar la eficiencia en el transporte de la correspondencia, reduciendo así las emisiones de gases de efecto invernadero.
“El manejo de correspondencia sustentable es importante para proteger el medio ambiente y preservar los recursos naturales para las generaciones futuras”.
DERECHOS HUMANOS
En nuestra empresa, establecemos las garantías mínimas para que todas las personas sean tratadas de manera justa y equitativa mediante el cumplimiento de los siguientes puntos: a) Derecho a la privacidad: Todas las personas tienen derecho a proteger su privacidad y correspondencia. b) Derecho a la libertad de expresión: La correspondencia es un medio importante para que las personas puedan comunicarse y expresarse libremente. c) Derecho a la no discriminación: Todas las personas deben ser tratadas de manera equitativa, independientemente de su género, raza, religión, orientación sexual u otros aspectos de su identidad. d) Derecho a la seguridad de la información: Nos aseguramos de que la información contenida en la correspondencia sea protegida y no sea compartida sin autorización.
En general, nuestra política de manejo de correspondencia es transparente y justa, y garantiza que los derechos humanos sean respetados. Además, como compañía establecemos medidas de seguridad adecuadas para proteger la información y garantizar la confidencialidad de la correspondencia.
PROHIBICIÓN
Teniendo en cuenta nuestros principios, valores éticos, la integridad que promovemos en todas nuestras actuaciones y la responsabilidad que asumimos con la protección de datos y el debido manejo de la correspondencia, dejamos constancia que NC INTERNATIONAL BUSINESS prohíbe la desaparición, ocultamiento, destrucción, modificación o adulteración de documentación relevante para la empresa o demás personas relacionadas con dicha documentación.
SEGUIMIENTO Y SANCIONES
Las violaciones a la presente política se sancionarán acorde con los procedimientos establecidos en los Reglamentos Internos de Trabajo y la Ley. Las sanciones podrán incluir advertencias verbales o escritas, capacitación adicional, multas o, en casos graves, la terminación del vínculo o denuncia penal ante las autoridades competentes, si la gravedad de la situación lo amerita.
Además de establecer lineamientos para el manejo eficiente, seguro y confiable de la correspondencia, tenemos una política de seguimiento y sanciones para garantizar que se cumplan estos lineamientos. Así las cosas, monitoreamos constantemente el cumplimiento de los lineamientos para tomar medidas disciplinarias en caso de incumplimiento. También implementamos medidas preventivas, como la revisión y la evaluación periódicas de los procesos y procedimientos relacionados con el manejo de la correspondencia para garantizar la transparencia y la equidad .
En resumen, nuestra política y procedimiento de seguimiento y sanciones garantiza el cumplimiento de los lineamientos internacionales para el manejo de la correspondencia y mejora la eficiencia y la confiabilidad de nuestro servicio.
La presente política de manejo de correspondencia tiene como objetivo establecer un marco de referencia para el proceso de recepción, clasificación, distribución y archivo de la correspondencia en la organización. Esta política tiene como finalidad garantizar que toda la correspondencia sea tratada de manera eficiente y efectiva, y que se cumpla con los estándares y regulaciones aplicables en materia de gestión documental
Además, esta política busca establecer un protocolo claro para el manejo de la correspondencia sensible y confidencial, a fin de garantizar la privacidad y la protección de la información de la organización, de sus clientes y de todos aquellos que tengan un vínculo laboral o comercial con nosotros. La implementación de esta política permite a la organización mantener un registro claro y accesible de toda la correspondencia recibida y enviada, y mejorar la eficiencia en el manejo de la información y la comunicación interna y externa.
La misión de nuestra política de manejo de correspondencia es proporcionar un marco claro y eficaz para la gestión de la correspondencia en la organización, con el objetivo de mejorar la eficiencia y la efectividad en la comunicación interna y externa, garantizando así, que toda la correspondencia recibida y enviada sea tratada de manera oportuna, segura y confidencial, y cumpla con los estándares y regulaciones aplicables en materia de gestión documental. Esta política protege la privacidad y seguridad de la información de la organización y de nuestros clientes, y permite a nuestra organización mantener un sistema eficiente y organizado, que contribuirá a mejorar la calidad y eficiencia en la toma de decisiones y en la comunicación con terceros.
AMBITO DE APLICACIÓN
La política de manejo de correspondencia aplica para todos los directivos, colaboradores, proveedores, terceros y todo personal vinculado permanente o temporalmente a nuestra organización
FUNDAMENTO
Como empresa, asumimos la responsabilidad de dar un adecuado manejo a la correspondencia, preservando la información que se nos otorga y así mismo la que emitimos a las diferentes entidades o personas a quienes va dirigida. Así las cosas, El compromiso que asume la compañía, se alinea con los esfuerzos para mejorar la comunicación en el mundo de: La Organización de las Naciones Unidas (ONU), la Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT), las agencias reguladoras a nivel nacional e internacional, la Comisión Federal de Comunicaciones (FCC), la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), y La Asociación de Servicios Postales Universales (UPU).
CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
Como empresa, definimos de manera clara las siguientes categorías y establecimos procedimientos y responsabilidades para el manejo de cada tipo de correspondencia para garantizar una gestión eficiente y profesional para mejorar la eficacia de la organización
Correspondencia Externa: Es toda clase de comunicación escrita o digital recibida de las entidades, empresas, organismos, proveedores, aliados, y clientes con los cuales tenemos contacto, comunicación y/o alguna relación comercial.
Correspondencia Interna: Es la comunicación escrita o digital que surge del intercambio entre las diferentes áreas de la empresa por la cual se emite información de carácter general o especifico, se hacen solicitudes, se trazan políticas y se determinan planes específicos a desarrollar. Esta categoría incluye toda la correspondencia entre los empleados de la organización, incluyendo correos electrónicos, mensajes internos, y otros documentos internos. Correspondencia Urgente:: Esta categoría incluye toda la correspondencia que requiere una respuesta inmediata o acción rápida.
Correspondencia Confidencial: Esta categoría incluye toda la correspondencia que contiene información confidencial o sensible que requiere un manejo especial.
Correspondencia de larga duración: Esta categoría incluye toda la correspondencia que requiere una respuesta a largo plazo o que es relevante para futuros proyectos o iniciativas.
NUESTROS COMPROMISOS:
Como empresa entendemos que tenemos una responsabilidad social y que desempeñamos un papel fundamental en la protección de la información que se nos otorga, es por esta razón, que la presente política implementa de manera clara y transparente las medidas y un marco claro y eficaz para la gestión de la correspondencia en la organización, para garantizar un trato oportuno, seguro, confidencial, y cumplir con los estándares y regulaciones aplicables en materia de gestión documental. Así las cosas, asumimos la responsabilidad y nos comprometemos con:
a) Confidencialidad: Garantizar la privacidad y seguridad de la correspondencia. Toda la correspondencia debe ser tratada con confidencialidad y no debería ser compartida con terceros sin autorización. b) Responsabilidad: Asignar responsabilidades claras a los empleados encargados del manejo de la correspondencia. Cada persona o departamento responsable de manejar la correspondencia debe ser consciente de sus responsabilidades y cumplir con los estándares y procedimientos establecidos. c) Eficiencia: Mejorar la eficiencia y rapidez del manejo de la correspondencia. d) Integridad: Mantener la integridad y autenticidad de la correspondencia. La integridad de la correspondencia debe ser protegida en todo momento para asegurarse de que la información contenida sea precisa y confiable. e) Formato: La correspondencia debería ser redactada de manera clara y concisa y en el formato apropiado según la normativa y convenios internacionales. f) Accesibilidad: Asegurar que la correspondencia sea accesible y fácil de encontrar para aquellos que la necesiten. La correspondencia deberá ser accesible a las personas autorizadas de manera eficiente y oportuna. g) Comunicación: Mantener una comunicación clara y efectiva con los remitentes y destinatarios de la correspondencia. h) Cumplimiento: Cumplir con las leyes y regulaciones aplicables a la correspondencia, como las leyes de protección de datos, seguridad de la informacion y las regulaciones de correo no solicitado. i) Mejora continua: Continuar mejorando y actualizando la política de manejo de correspondencia. j) Recepción y clasificación: La correspondencia recibida debería ser clasificada y distribuida a la persona o departamento correspondiente de manera eficiente y oportuna. k) Seguridad: Toda la correspondencia debería ser almacenada de manera segura y protegida contra pérdida o daño. L) Archivo: Tener un sistema de archivo eficiente que garantice que la correspondencia importante se guarde y pueda ser recuperada fácilmente cuando sea necesario. m) Retención Documental: Garantizar que la correspondencia importante se conserve por un período adecuado de tiempo. n) Confiabilidad: Establecer lineamientos para asegurar la confiabilidad incluyendo tiempos de entrega precisos y responsables.
En conclusión, cumplimos con los estándares y regulaciones aplicables en materia de gestión documental, garantizando la privacidad y seguridad de la información, y mejorando la eficiencia en la comunicación interna y externa. Nuestra política de manejo de correspondencia es una herramienta valiosa que ayuda a nuestra organización a mantener un registro claro y accesible de toda la correspondencia recibida y enviada, y a mejorar la eficiencia en la toma de decisiones y la gestión de la información.
NUESTRAS PRACTICAS
a) Organización: Mantenemos un sistema organizado y eficiente para el manejo de la correspondencia, incluyendo la clasificación y archivo de documentos. b) Eficiencia: Promovemos la eficiencia en el manejo de la correspondencia a través de la automatización de los procesos y la mejora de la tecnología. c) Confidencialidad: Tenemos medidas de seguridad para garantizar la confidencialidad de la correspondencia sensible. d) Responsabilidad: Asignamos la responsabilidad de recibir, clasificar y distribuir la correspondencia a una persona o equipo específico. e) Velocidad: Proporcionamos un proceso eficiente para la entrega y respuesta a la correspondencia, minimizando el tiempo de respuesta. f) Comunicación: Mantenemos una comunicación clara y efectiva con los destinatarios y remitentes de la correspondencia. g) Documentación: Documentamos los procedimientos y políticas de manejo de correspondencia para su futura referencia y revisión. h) Seguridad: Adoptamos medidas para proteger la correspondencia contra pérdidas, robos o daños. Trabajamos para garantizar la seguridad de la correspondencia durante su envío y entrega, esto incluye la protección contra el fraude, la pérdida y el daño, la protección de la privacidad y seguridad de la información de nuestros clientes promoviendo un entorno de comunicación y gestión de información seguro y responsable. i) Tecnología: Exploramos y utilizamos tecnologías eficientes, como el correo electrónico y los sistemas de gestión de documentos, para mejorar el manejo de la correspondencia. j) Innovación: Fomentamos la innovación en las tecnologías de la información y las telecomunicaciones, y para asegurar que estas tecnologías se utilicen de manera responsable y ética. k) Responsabilidad social: Fomentamos la responsabilidad social de los servicios postales, incluyendo el respeto a los derechos humanos y la sostenibilidad ambiental. l) Estándares: Desarrollamos y promovemos estándares técnicos para la comunicación de voz, datos y video, trabajando para mejorar la eficiencia y efectividad en la comunicación y la gestión de la información, contribuyendo así al desarrollo de un entorno de comunicación y gestión de información eficiente y efectivo.
CORRESPONDENCIA SUSTENTABLE
El manejo de correspondencia sustentable se refiere a la práctica de realizar actividades relacionadas con el envío y la entrega de correspondencia de manera que minimice su impacto ambiental y contribuya a la sostenibilidad a largo plazo. Así las cosas, en nuestra empresa hemos implementado las siguientes medidas para lograr un manejo de correspondencia sustentable:
Reducción de papel: Tenemos prácticas de comunicación electrónica para reducir la cantidad de correspondencia en papel, lo que puede reducir la tala de árboles y disminuir la cantidad de residuos.
Uso de materiales reciclados: Utilizamos en lo posible papel reciclado y materiales de embalaje reciclados para reducir la cantidad de desechos.
Eficiencia en el transporte: Implementamos medidas, estrategias y sistemas para optimizar la ruta de envío y mejorar la eficiencia en el transporte de la correspondencia, reduciendo así las emisiones de gases de efecto invernadero.
“El manejo de correspondencia sustentable es importante para proteger el medio ambiente y preservar los recursos naturales para las generaciones futuras”.
DERECHOS HUMANOS
En nuestra empresa, establecemos las garantías mínimas para que todas las personas sean tratadas de manera justa y equitativa mediante el cumplimiento de los siguientes puntos: a) Derecho a la privacidad: Todas las personas tienen derecho a proteger su privacidad y correspondencia. b) Derecho a la libertad de expresión: La correspondencia es un medio importante para que las personas puedan comunicarse y expresarse libremente. c) Derecho a la no discriminación: Todas las personas deben ser tratadas de manera equitativa, independientemente de su género, raza, religión, orientación sexual u otros aspectos de su identidad. d) Derecho a la seguridad de la información: Nos aseguramos de que la información contenida en la correspondencia sea protegida y no sea compartida sin autorización.
En general, nuestra política de manejo de correspondencia es transparente y justa, y garantiza que los derechos humanos sean respetados. Además, como compañía establecemos medidas de seguridad adecuadas para proteger la información y garantizar la confidencialidad de la correspondencia.
PROHIBICIÓN
Teniendo en cuenta nuestros principios, valores éticos, la integridad que promovemos en todas nuestras actuaciones y la responsabilidad que asumimos con la protección de datos y el debido manejo de la correspondencia, dejamos constancia que NC INTERNATIONAL BUSINESS prohíbe la desaparición, ocultamiento, destrucción, modificación o adulteración de documentación relevante para la empresa o demás personas relacionadas con dicha documentación.
SEGUIMIENTO Y SANCIONES
Las violaciones a la presente política se sancionarán acorde con los procedimientos establecidos en los Reglamentos Internos de Trabajo y la Ley. Las sanciones podrán incluir advertencias verbales o escritas, capacitación adicional, multas o, en casos graves, la terminación del vínculo o denuncia penal ante las autoridades competentes, si la gravedad de la situación lo amerita.
Además de establecer lineamientos para el manejo eficiente, seguro y confiable de la correspondencia, tenemos una política de seguimiento y sanciones para garantizar que se cumplan estos lineamientos. Así las cosas, monitoreamos constantemente el cumplimiento de los lineamientos para tomar medidas disciplinarias en caso de incumplimiento. También implementamos medidas preventivas, como la revisión y la evaluación periódicas de los procesos y procedimientos relacionados con el manejo de la correspondencia para garantizar la transparencia y la equidad .
En resumen, nuestra política y procedimiento de seguimiento y sanciones garantiza el cumplimiento de los lineamientos internacionales para el manejo de la correspondencia y mejora la eficiencia y la confiabilidad de nuestro servicio.
Page updated
Report abuse